PDF-Formulare ausfüllen mit Apple iWork 09

Immer häufiger bekommen wir Formulare per eMail oder Download-Link, die wir "ausfüllen und zurücksenden" sollen. Das bedeutet in der Regel "ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben, einscannen und dann faxen", denn die Briefpost ist bei uns zur absoluten Ausnahme geworden. (Ich kann durchaus verstehen, warum die Post so einen Schiss vor dem Internet hat.)

Das ist aber irgendwie total unbefriedigend: da wir das gefaxte PDF ja eh aufbewahren, schmeißen wir den Ausdruck danach i.A. weg. Den müsste man sich doch sparen können – auch und insbesondere dann, wenn das heruntergeladene PDF nicht zum Ausfüllen per Acrobat Reader (o.ä.) gedacht war.

Mit der in OS X enthaltenen "Vorschau" kann man bereits beliebigen Text in PDFs einfügen, aber keine Bilder (Unterschriften). Außerdem ist das Einfügen von Text relativ umständlich.

Es geht aber auch noch einfacher. Die Lösung heißt Apple iWork, speziell Pages.

Das ganze funktioniert folgendermaßen:

1. Man besorge sich das besagte PDF (eine Seite) und ziehe es in ein neues, leeres Pages-Dokument. Ist das PDF mehrseitig, öffne man es mit Vorschau und ziehe es seitenweise in jeweils leere Pages-Seiten.
2. Man vergrößere das oder die eingefügte(n) PDF(s) (jeweils) auf die volle Seitengröße.
3. Man wähle die eingefügte PDF-Datei aus und blende das Informationsfenster ein und wähle "Umbruch" (der dritte Reiter), dort wähle man "Im Hintergrund". Wenn man es fertig positioniert hat, wähle man "Hintergrundobjekte sind auswählbar" ab, sonst kommt es später beim Selektieren von Text zu Verwirrung.

Jetzt kann man ganz normal über das erstellte Hintergrundbild tippen und mit entsprechender Anpassung des Zeilenabstandes, der Schriftgröße und -Art auch genau die Positionen treffen, die im PDF-Formular vorgemerkt waren. Checkboxen kann man mit einem großen "X" selektieren. 

Da iWorks die PDF-Datei in voller Qualität einbettet und auch druckt, ist das Ergebnis ein sauber ausgefülltes Formular. Das ganze hat zudem noch diverse Vorteile gegenüber normal ausgefüllten PDF-Dateien per Acrobat Reader:

1. Man kann das ausgefüllte Formular abspeichern und später weiterbearbeiten.
2. Man kann auch Felder, die nicht als bearbeitbar markiert sind, ausfüllen und/oder bearbeiten.
3. Man kann an beliebigen Stellen Notizen machen, auch dort, wo diese nicht vorgesehen waren.
4. Wenn man eine eingescannte Unterschrift hat, kann man diese auch über die entsprechende Stelle ziehen und hat das Formular unterschrieben. Das funktioniert natürlich auch mit anderen beliebigen Grafiken.

Ich mache das nur noch so, es ist einfach weniger umständlich als das Formular direkt auszufüllen, und natürlich ressourcenschonender als ein Ausdruck und anschließendes Scannen.